OPOLCAN - kserokopiarki i drukarki w Opolu Systemy zarz?dzania dokumentami
 
 

znajdź urządzenie adekwatne do Twoich potrzeb

Centrum dokumentowe
Twojej firmy


SHARP MX-C311
Drukowanie, kopiowanie, skanowanie, faksowanie oraz archiwizacja dokumentów w jednym miejscu.


Dzięki nowej kompaktowej konstrukcji urzadzenie wielofunkcyjne Sharp MX-C311 zmiesci się nawet w najmniejszym biurze. Wysokie parametry pozwalaja zwiększyć wydajnosć a nowoczesne rozwiazania administracyjne ułatwiaja zdalne zarzadzanie urzadzeniem. Kserokopiarka, drukarka i fax w jednym miejscu!
Nadzorowanie i obieg dokumentów w firmie

Oprogramowanie WorkingDoc jest kompleksowym systemem informatycznym nadzorującym obieg spraw i dokumentów w organizacji. Narzędzie oparte jest o Rzeczowy Wykaz Akt (RWA) i Instrukcję Kancelaryjną, które obowiązują w danej instytucji czy przedsiębiorstwie.

WorkingDoc
hierarchicznie odwzorowuje strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, a dzięki dostępnemu modułowi jej aktualizacja przebiega niezwykle szybko i łatwo.
System obsługuje tworzenie pism w formacie elektronicznym integrując się ze środowiskiem MS Office. Swoje pełne możliwości oferuje w sytuacji przetwarzania ekwiwalentów wszystkich dokumentów, jakie przetwarzane są przez firmę, bez względu na formę w jakiej zostały utworzone lub otrzymane. Umożliwia to praktyczną rezygnację z obiegu papierowego oraz skuteczne egzekwowanie założonych reguł pracy. Prawa poszczególnych użytkowników takie, jak zapoznanie się z treścią dokumentu, czy też zmiana jego zawartości dynamicznie przyznawane są zgodnie z ich uprawnieniami.

System WorkingDoc wydajnie integruje środowisko pracy biurowej. Teraz użytkownik pracując z jednym narzędziem ma możliwość korzystania z wielu asystentów, jak choćby odbiór poczty, jej automatyczna rejestracja i umieszczenie treści dokumentu w systemie. Przetwarzanie wiadomości oraz ich nadawanie pocztą elektroniczną również realizowane jest bezpośrednio przez WorkingDoc.

Narzędzie obsługuje obieg pism między poszczególnymi pracownikami i grupami roboczymi rejestrując czynności realizowane przez każdą z osób. Historia zdarzeń związanych z obiegiem dokumentów przechowywana jest z zachowaniem dat, godzin, osób przetwarzających pismo oraz wykonanych przez nich czynności.
WorkingDoc jako system bezdziennikowy
Wszystkie pisma jakie związane są z organizacją a więc wpływy, wypływy czy dokumenty wewnętrzne podlegają rejestracji zgodnie z obowiązującymi w firmie procedurami. Instrukcja Kancelaryjna i RWA wyznaczają zasady zapisu w specjalnym rejestrze spraw. Nadane sygnatury mogą być następnie wydajnie przetwarzane. Stała struktura procedur znacznie usprawnia pracę firmy. Ze względów bezpieczeństwa jej zmiana możliwa jest jedynie poprzez uprawnioną osobę.
Wymuszony obieg dokumentów /workflow
System WorkingDoc wyposażony jest w funkcjonalność wspierającą obsługę wymuszonego obiegu dokumentu, podziału pracy oraz ról pełnionych przez poszczególnych pracowników (tzw. workflow). Narzędzie pozwala na precyzyjną definicję obsługiwanych rodzajów dokumentów, a co ważniejsze, reguł ich obsługi od momentu zaistnienia aż po ostatni etap przetwarzania. W ten sposób likwidowana jest dowolność, tak często będąca powodem licznych opóźnień i problemów. Użytkownik stojąc przed prostą alternatywą, na każdym etapie pracy z dokumentem ma możliwość szybszego podjęcia prawidłowej decyzji. Efektem pozostaje skupienie na pracy merytorycznej w miejsce nie tak rzadko spotykanej "walki z systemem".
Oczywiście WorkingDoc obsługuje dodatkowo różnego typu rozgałęzienia i pętle, tak by ostatecznie precyzyjnie dopasować jego kształt do potrzeb firmy.
Jako dodatkowy moduł do systemu jest dostarczane zintegrowane z WorkingDoc oprogramowanie IGrafx umożliwiające graficzne modelowanie przepływu dokumentów wraz z ich analizą i optymalizacją.
WorkingDoc, a klasyfikacja pism
W systemie można definiować rodzaje pism oraz ich charakterystykę, znacznie ułatwiając dalszą pracę i ewentualne gromadzenie dodatkowych, specyficznych informacji. Faktura, umowa, decyzja administracyjna, czy inne typy wymuszają ścisłe reguły ich obsługi i obiegu.
Monitorowanie realizacji zadań
System wspiera funkcjonalność utrzymywania informacji o stanie sprawy (w toku, zakończona) oraz rejestruje datę i sposób jej zakończenia. Jednocześnie pozwala na rejestrację poleceń związanych z pismem, jakie wydawane są w kolejnych punktach jego zatrzymania, monitując przy tym o zbliżającym się terminie realizacji.
WorkingDoc jest niespotykanie bezpieczny dzięki funkcjonalności aktywnej kopii zapasowej zarówno dla pojedynczego użytkownika jak i grupowej pracy z dokumentem. Kopia jest automatycznie aktualizowana z oryginałem w przypadku jakiejkolwiek jego modyfikacji.
Kontrola obiegu pism i spraw w systemie WorkingDoc
System WorkingDoc jest niespotykanie efektywnym narzędziem kontrolnym, pozwalającym między innymi na:
  • wyszukiwanie pisma według nadawcy (adresata), daty, rodzaju pisma, rodzaju przesyłki, opisu pisma, terminów załatwiania, osób przetwarzających i wielu innych kryteriów,
  • śledzenie obiegu pisma, identyfikacja osób odpowiedzialnych za załatwienie sprawy,
  • identyfikację osób odpowiedzialnych za opóźnienia, lub zagubienie pisma,
  • uzyskiwanie informacji o sprawach, terminach i sposobach ich załatwienia,
  • sporządzanie wykazów spraw załatwionych i w toku,
  • przekazywanie spraw przy zmianach struktury organizacyjnej lub zakresów kompetencji,
  • przygotowywanie archiwizacji dokumentów,
  • analizę charakteru spraw związanych z wybranym korespondentem (klientem, partnerem z grupy roboczej),
  • uzyskiwanie bieżącej informacji o szczególnie pilnych lub nie wykonanych terminowo czynnościach i dokumentach.
WorkingDoc, a systemy dokumentowe Gestetner
System WorkingDoc wydajnie integruje się z rozwiązaniami koncernu Gestetner. Integracja narzędzia z powyższą platformą zapewnia między innymi:
  • wydajną komunikację wewnątrz organizacji,
  • wydajną komunikację z otoczeniem - klientami, partnerami itp.,
  • bezpieczeństwo danych,
  • usprawnienie i zwiększenie komfortu pracy,
  • łatwy dostęp do dokumentów - dokumenty zawsze na biurku,
  • skrócenie czasu "obróbki" jednego dokumentu,
  • skupienie uwagi pracownika na merytorycznej części wykonywanej pracy,
  • osiąganie korzyści finansowych związanych z obniżeniem kosztów eksploatacji systemu produkcji i wykańczania dokumentów,
  • możliwość budżetowania i kontroli środków finansowych związanych z obróbką dokumentów,
  • kopiowanie i drukowanie w technologii laserowej mono i kolor,
  • skanowanie dokumentów (mono lub kolor) i dystrybucja w sieci LAN,
  • przyjmowanie dokumentów faksowych w formie elektronicznej i dystrybucja w sieci LAN,
  • wysyłanie faksów bezpośrednio ze stanowiska roboczego,
  • obsługa dokumentów w szerokim zakresie formatów w tym również dokumentów dwustronnych,
  • sortowanie i wykańczanie dokumentów,
  • przechowywanie formularzy bezpośrednio na dysku twardym urządzenia (serwer dokumentów),
  • bezpieczne drukowanie i kopiowanie.
Funkcjonalność systemu WorkingDoc
  • dostęp do systemu poprzez internet lub intranet,
  • rejestrowanie korespondencji przychodzącej bez względu na jej oryginalną formę (papierowa lub elektroniczna),
  • rejestracja załączników do pism wraz z ich treścią,
  • dekretacja pism,
  • pełna kontrola biernych i czynnych uprawnień do dokumentów,
  • pełna audytowalność wbudowana w system - historia wszystkich czynności wykonywanych - dla wszystkich obiektów występujących w systemie,
  • zarządzanie strukturą organizacyjną,
  • automatyczne powiadamianie o statusie dokumentów i wymaganych działaniach (Outlook),
  • zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów,
  • pełna integracja systemu z MS Office (kastomizacja MS Word, MS Excel, MS Project),
  • możliwość określania szablonów dokumentów wraz z definiowaniem zakresu ich obowiązywania,
  • automatyczne archiwizowanie nieaktualnych wydań dokumentów,
  • udostępnianie dokumentów i zapisów przez przeglądarkę internetową,
  • obsługa Rzeczowego Wykazu Akt oraz Instrukcji Kancelaryjnej,
  • łączenie dokumentów w sprawy i teczki,
  • mechanizm opisu struktury organizacyjnej, umożliwiający definiowanie użytkowników i ich uprawnień do określonego typu operacji,
  • mechanizm workflow pozwalający na:
    • definiowanie procedur w oparciu o procesy obiegu dokumentów,
    • automatyczne inicjowanie właściwej procedury na etapie rejestracji korespondencji,
    • automatyczną kontrolę terminowości załatwienia spraw, śledzenie procesów załatwiania spraw, generowanie ponagleń,
    • dynamiczne, graficzne zadawanie ścieżki obiegu poszczególnych typów dokumentów,
    • graficzne modelowanie procesów
  • skanowanie i rozpoznawanie tekstu, pozwalające na przetworzenie dokumentu papierowego w plik elektroniczny,
  • możliwość wprowadzania adnotacji na obrazy dokumentów,
  • definiowanie kategorii dokumentów,
  • szybkie, wielokryterialne i pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów i spraw,
  • możliwość utajnienia całości dokumentu lub jego części,
  • możliwość sygnowania dokumentów podpisem elektronicznym,
  • integracja z pocztą elektroniczną i portalową,
  • automatyczne generowanie pre-definiowanych wykazów i statystyk dotyczących obiegu dokumentów i spraw w organizacji,
  • system gotowy do zastosowania podpisu elektronicznego i szyfrowania danych.

  do góry strony