|
Nadzorowanie i obieg dokumentów w firmie |
Oprogramowanie WorkingDoc jest kompleksowym systemem informatycznym
nadzorującym obieg spraw i dokumentów w organizacji. Narzędzie
oparte jest o Rzeczowy Wykaz Akt (RWA) i Instrukcję Kancelaryjną,
które obowiązują w danej instytucji czy przedsiębiorstwie.
WorkingDoc hierarchicznie odwzorowuje strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa,
a dzięki dostępnemu modułowi jej aktualizacja przebiega niezwykle szybko
i łatwo.
System obsługuje tworzenie pism w formacie elektronicznym
integrując się ze środowiskiem MS Office. Swoje pełne możliwości oferuje
w sytuacji przetwarzania ekwiwalentów wszystkich dokumentów, jakie przetwarzane
są przez firmę, bez względu na formę w jakiej zostały utworzone lub otrzymane.
Umożliwia to praktyczną rezygnację z obiegu papierowego oraz skuteczne
egzekwowanie założonych reguł pracy. Prawa poszczególnych użytkowników
takie, jak zapoznanie się z treścią dokumentu, czy też zmiana jego zawartości
dynamicznie przyznawane są zgodnie z ich uprawnieniami.
System WorkingDoc wydajnie integruje środowisko pracy biurowej. Teraz użytkownik
pracując z jednym narzędziem ma możliwość korzystania z wielu asystentów,
jak choćby odbiór poczty, jej automatyczna rejestracja i umieszczenie
treści dokumentu w systemie. Przetwarzanie wiadomości oraz ich nadawanie
pocztą elektroniczną również realizowane jest bezpośrednio przez WorkingDoc.
Narzędzie obsługuje obieg pism między poszczególnymi pracownikami i
grupami roboczymi rejestrując czynności realizowane przez każdą z osób.
Historia zdarzeń związanych z obiegiem dokumentów przechowywana jest
z zachowaniem dat, godzin, osób przetwarzających pismo oraz wykonanych
przez nich czynności.
WorkingDoc jako system bezdziennikowy
Wszystkie pisma jakie związane są z organizacją a więc wpływy,
wypływy czy dokumenty wewnętrzne podlegają rejestracji zgodnie z obowiązującymi
w firmie procedurami. Instrukcja Kancelaryjna i RWA wyznaczają zasady
zapisu w specjalnym rejestrze spraw. Nadane sygnatury mogą być następnie
wydajnie przetwarzane. Stała struktura procedur znacznie usprawnia
pracę firmy. Ze względów bezpieczeństwa jej zmiana możliwa jest jedynie
poprzez uprawnioną osobę.
Wymuszony obieg dokumentów /workflow
System WorkingDoc wyposażony jest w funkcjonalność wspierającą
obsługę wymuszonego obiegu dokumentu, podziału pracy oraz ról pełnionych
przez poszczególnych pracowników (tzw. workflow). Narzędzie pozwala
na precyzyjną definicję obsługiwanych rodzajów dokumentów, a co ważniejsze,
reguł ich obsługi od momentu zaistnienia aż po ostatni etap przetwarzania.
W ten sposób likwidowana jest dowolność, tak często będąca powodem
licznych opóźnień i problemów. Użytkownik stojąc przed prostą alternatywą,
na każdym etapie pracy z dokumentem ma możliwość szybszego podjęcia
prawidłowej decyzji. Efektem pozostaje skupienie na pracy merytorycznej
w miejsce nie tak rzadko spotykanej "walki z systemem".
Oczywiście WorkingDoc obsługuje dodatkowo różnego typu rozgałęzienia
i pętle, tak by ostatecznie precyzyjnie dopasować jego kształt do potrzeb
firmy.
Jako dodatkowy moduł do systemu jest dostarczane zintegrowane
z WorkingDoc oprogramowanie IGrafx umożliwiające graficzne modelowanie
przepływu dokumentów wraz z ich analizą i optymalizacją.
WorkingDoc, a klasyfikacja pism
W systemie można definiować rodzaje pism oraz ich charakterystykę,
znacznie ułatwiając dalszą pracę i ewentualne gromadzenie dodatkowych,
specyficznych informacji. Faktura, umowa, decyzja administracyjna,
czy inne typy wymuszają ścisłe reguły ich obsługi i obiegu.
Monitorowanie realizacji zadań
System wspiera funkcjonalność utrzymywania informacji o stanie
sprawy (w toku, zakończona) oraz rejestruje datę i sposób jej zakończenia.
Jednocześnie pozwala na rejestrację poleceń związanych z pismem, jakie
wydawane są w kolejnych punktach jego zatrzymania, monitując przy tym
o zbliżającym się terminie realizacji.
WorkingDoc jest niespotykanie bezpieczny dzięki funkcjonalności
aktywnej kopii zapasowej zarówno dla pojedynczego użytkownika
jak i grupowej pracy z dokumentem. Kopia jest automatycznie aktualizowana
z oryginałem w przypadku jakiejkolwiek jego modyfikacji.
Kontrola obiegu pism i spraw w systemie WorkingDoc
System WorkingDoc jest niespotykanie efektywnym narzędziem kontrolnym, pozwalającym między innymi na:
- wyszukiwanie pisma według nadawcy (adresata), daty, rodzaju pisma,
rodzaju przesyłki, opisu pisma, terminów załatwiania,
osób przetwarzających i wielu innych kryteriów,
- śledzenie obiegu pisma, identyfikacja osób odpowiedzialnych
za załatwienie sprawy,
- identyfikację osób odpowiedzialnych za opóźnienia,
lub zagubienie pisma,
- uzyskiwanie informacji o sprawach, terminach i sposobach
ich załatwienia,
- sporządzanie wykazów spraw załatwionych i w toku,
- przekazywanie spraw przy zmianach struktury organizacyjnej
lub zakresów kompetencji,
- przygotowywanie archiwizacji dokumentów,
- analizę charakteru spraw związanych z wybranym korespondentem
(klientem, partnerem z grupy roboczej),
- uzyskiwanie bieżącej informacji o szczególnie pilnych
lub nie wykonanych terminowo czynnościach i dokumentach.
WorkingDoc, a systemy dokumentowe Gestetner
System WorkingDoc wydajnie integruje się z rozwiązaniami koncernu Gestetner.
Integracja narzędzia z powyższą platformą zapewnia między innymi:
- wydajną komunikację wewnątrz organizacji,
- wydajną komunikację z otoczeniem - klientami, partnerami
itp.,
- bezpieczeństwo danych,
- usprawnienie i zwiększenie komfortu pracy,
- łatwy dostęp do dokumentów - dokumenty zawsze na
biurku,
- skrócenie czasu "obróbki" jednego dokumentu,
- skupienie uwagi pracownika na merytorycznej części
wykonywanej pracy,
- osiąganie korzyści finansowych związanych z obniżeniem
kosztów eksploatacji systemu produkcji i wykańczania dokumentów,
- możliwość budżetowania i kontroli środków finansowych
związanych z obróbką dokumentów,
- kopiowanie i drukowanie w technologii laserowej mono
i kolor,
- skanowanie dokumentów (mono lub kolor) i dystrybucja
w sieci LAN,
- przyjmowanie dokumentów faksowych w formie elektronicznej
i dystrybucja w sieci LAN,
- wysyłanie faksów bezpośrednio ze stanowiska roboczego,
- obsługa dokumentów w szerokim zakresie formatów w tym
również dokumentów dwustronnych,
- sortowanie i wykańczanie dokumentów,
- przechowywanie formularzy bezpośrednio na dysku twardym
urządzenia (serwer dokumentów),
- bezpieczne drukowanie i kopiowanie.
Funkcjonalność systemu WorkingDoc
- dostęp do systemu poprzez internet lub intranet,
- rejestrowanie korespondencji przychodzącej bez względu
na jej oryginalną formę (papierowa lub elektroniczna),
- rejestracja załączników do pism wraz z ich treścią,
- dekretacja pism,
- pełna kontrola biernych i czynnych uprawnień do dokumentów,
- pełna audytowalność wbudowana w system - historia wszystkich
czynności wykonywanych - dla wszystkich obiektów występujących
w systemie,
- zarządzanie strukturą organizacyjną,
- automatyczne powiadamianie o statusie dokumentów i
wymaganych działaniach (Outlook),
- zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów,
- pełna integracja systemu z MS Office (kastomizacja
MS Word, MS Excel, MS Project),
- możliwość określania szablonów dokumentów wraz z definiowaniem
zakresu ich obowiązywania,
- automatyczne archiwizowanie nieaktualnych wydań dokumentów,
- udostępnianie dokumentów i zapisów przez przeglądarkę
internetową,
- obsługa Rzeczowego Wykazu Akt oraz Instrukcji Kancelaryjnej,
- łączenie dokumentów w sprawy i teczki,
- mechanizm opisu struktury organizacyjnej, umożliwiający
definiowanie użytkowników i ich uprawnień do określonego
typu operacji,
- mechanizm workflow pozwalający na:
- definiowanie procedur w oparciu o procesy obiegu dokumentów,
- automatyczne inicjowanie właściwej procedury na
etapie rejestracji korespondencji,
- automatyczną kontrolę terminowości załatwienia
spraw, śledzenie procesów załatwiania spraw, generowanie
ponagleń,
- dynamiczne, graficzne zadawanie ścieżki obiegu
poszczególnych typów dokumentów,
- graficzne modelowanie procesów
- skanowanie i rozpoznawanie tekstu, pozwalające na przetworzenie
dokumentu papierowego w plik elektroniczny,
- możliwość wprowadzania adnotacji na obrazy dokumentów,
- definiowanie kategorii dokumentów,
- szybkie, wielokryterialne i pełnotekstowe wyszukiwanie
dokumentów i spraw,
- możliwość utajnienia całości dokumentu lub jego części,
- możliwość sygnowania dokumentów podpisem elektronicznym,
- integracja z pocztą elektroniczną i portalową,
- automatyczne generowanie pre-definiowanych wykazów
i statystyk dotyczących obiegu dokumentów i spraw w
organizacji,
- system gotowy do zastosowania podpisu elektronicznego
i szyfrowania danych.
|