Praca konsultantów OPOLCAN wspomagana jest przez profesjonalne
narzędzia analityczne wykorzystywane przez organizacje wiodące
na rynku doradztwa. Należy do nich oprogramowanie PageTelligence,
narzędzie stworzone przez firmę Sales and Marketing Solutions
International.
Systematyzując dane uzyskane w trakcie audytu umożliwia ono
ocenę wydajności procesu przepływu dokumentów, komunikacji między
grupami roboczymi, a także wykorzystywanych u klienta urządzeń.
Konsultant ma możliwość dokonania szczegółowej inwentaryzacji
oraz analizy wartości i kosztów obsługi sprzętu w różnorodnych
kategoriach.
Dzięki np. porównaniu zestawienia wysokości nakładów wykonywanych
przez poszczególne typy urządzeń z zestawieniem kosztów
ich obsługi, może precyzyjnie określić, które z zadań firma
powinna wykonywać samodzielnie, a których zlecanie byłoby bardziej
opłacalne. Bardzo przydatna jest także analiza kosztów przypadających
na poszczególne typy urządzeń. Dzięki niej można określić co
pochłania najwięcej środków: obsługa księgowa, leasing / amortyzacja,
materiały eksploatacyjne czy obsługa serwisowa. Zależnie od
otrzymanych wyników konsultant jest w stanie zaproponować rozwiązanie
najlepsze w danym momencie dla firmy.
Oprogramowanie wspomaga wszystkie etapy analizy na drodze do
stworzenia dokumentu końcowego, będącego efektem pracy konsultanta
z danym przedsiębiorstwem. Dane formatowane są w postaci tekstowej
i graficznej, w znacznym stopniu ułatwiając radzie nadzorczej
omówienie dokumentu.
Klient decydując się na wdrożenie ma pełną kontrolę nad jego
procesem. Raport wieńczy bowiem proponowany harmonogram wdrażania,
w którym precyzyjnie określone są kolejne jego etapy.
W jaki sposób pracujemy?
Obecna sytuacja rynkowa w coraz silniejszym stopniu warunkuje
sposób funkcjonowania firmy. Jakże często ceną za utrzymanie
konkurencyjności jest zmiana sposobu pracy. W wielu firmach
poczciwe kalkulatory czy maszyny do pisania zastały zastąpione
przez najprostszy nawet komputer. Pozostaje to w silnym związku
z przepływem pracy i dokumentów. Obecnie coraz większy odsetek
przedsiębiorstw przyzna, że większość generowanych i przetwarzanych
przez nie informacji powstaje w formie cyfrowej. Stąd zmniejsza
się w znaczny sposób liczba kopiowanych dokumentów. Wnioskiem
będzie zatem wybór spośród technologii, które umożliwią firmie
łagodne przejście od natężenia obsługi papierowych dokumentów
do wykorzystania zalet płynących z przepływu elektronicznego.
Jeżeli jednak w firmie nie ma i raczej (ze względu na specyfikę
pracy) nie przewiduje się zastosowania komputerów, z pewnością
dobrym wyborem będzie technologia analogowa.
Ile urządzeń i jakiej marki wykorzystuje obecnie firma?
Konkurencja na rynku wymusza oczywiście pewne standardy, jednakże
każdy producent wypracował specyficzną dla siebie logikę obsługi
urządzenia. Chodzi zatem o to by zminimalizować czas potrzebny
pracownikom do uzyskania komfortu pracy z danym urządzeniem.
Często to, że prezentuje ono nadzwyczaj wysoki poziom zaawansowania
technologicznego nie idzie w parze z łatwością jego obsługi.
Należy ocenić co będzie lepsze dla firmy:
- kolejne urządzenie marki dominującej w przedsiębiorstwie
(nauka obsługi nie będzie stanowiła szczególnego problemu)
- urządzenie innej marki
(jeżeli w znacznym stopniu zwiększy się komfort pracy wtedy
warto stopniowo przechodzić do nowych rozwiązań)
Czego tak na prawdę brakuje firmie?
Kierownictwo firmy nie powinno obawiać się zmiany lokalizacji
i konfiguracji wykorzystywanego w niej sprzętu. Proszę zwrócić
uwagę przykładowy model. Obrazuje on przedsiębiorstwo składające
się z dwóch grup roboczych, które w sumie korzystają z
trzech urządzeń: cyfrowej kopiarko-drukarki z możliwością
doinstalowania opcji faksu oraz wielofunkcyjnego faksu. Właściciel
firmy ocenił, że ze względu na rosnącą liczbę zleceń konieczny
jest zakup kopiarki. Założenia były słuszne jednak uwzględniały
jedynie potrzeby jednej grupy roboczej (rozwiązanie problemu
kopiowania).
W takiej sytuacji konsultant zaproponowałby zamianę urządzeń
między grupami roboczymi i zakup opcji faksu. W rezultacie
osiągnąłby znacznie lepszy współczynnik wykorzystania dostępnych
środków, obniżenie wartości inwestycji oraz gotowość na dalszy
rozwój firmy. |
|
|
